Use Case: Lean Startup

BETA-NET DE Productivity Cloud für eine Bootstrap-Business-Infrastruktur

Use Case Szenario: 4 Freunde in einem Pre-Seed Startup-Team

Malte ist Online-Marketer in einer lokalen Werbeagentur. Er hat kürzlich mit drei ehemaligen Kommiliton_innen über eine Business-Idee reconnected, die sie zu viert in einem eigenem Venture ausgründen möchten. In ihrem Startup möchten sie Sustainability-Analysen und -Optimierungen für die Supply-Chains mittelständischer B2B-Unternehmen anbieten. Nach einer initialen Feasibility-Analyse und einer Potenzial-Abschätzung geht es für die vier Freunde nun darum ein Seed-Funding von einem VC zu sichern und sich währenddessen eine initiale Präsenz in der Business-Welt zu verschaffen.

Zum aktuellen Zeitpunkt hat noch jedes der vier Gründungs-Mitglieder einen Vollzeit-Job und arbeitet in der Freizeit am Startup beta-net Fair (Arbeitstitel). Zwei der Team-Mitglieder wohnen in Köln, während sich die beiden anderen in München und Köln aufhalten. Im Status Quo kann niemand im Team finanzielle Mittel in das nicht-finanzierte Unternehmen geben, sodass sie sich entscheiden das gesamte Thema in einem lean / bootstrap Approach zu bewältigen.

Die aktuelle Kern-Herausforderung für beta-net Fair ist, dass 4 Leute in den kommenden Wochen remote an einer Vielzahl von Aufgaben parallel arbeiten werden und sie nach außen hin einen strukturierten und organisierten Eindruck auf potentielle Investoren machen möchten.

Use Case Lean Startup Szenario

Anstehende To-Dos und Herausforderungen im Use Case: Lean Startup

In der bestehenden Konstellation gibt es für das Team eine Vielzahl anstehender Tasks auf dem Weg zum Seed-Funding. Diese werden zur Illustration des Use Cases in Business Tasks und Technologie-Challenges aufgeteilt. Die BETA-NET DE Productivity Cloud setzt bei Initialisierung technologischen Infrastruktur an, um die junge Organisation bei ihren Business Tasks zu supporten.

Technologie-Challenges

  • Etablierung einer zentralen Datei- und Dokumenten-Ablage für die entstehenden Arbeitsresultate
  • Kollaborative Arbeit an Projekten und Dokumenten
  • Priorisierung, Assignment und Monitoring von anstehenden und laufenden Tasks
  • Launch einer Placeholder-Webpräsenz (Website) mit inhaltlichen Eckpfeilern zum Unternehmen
  • Professionalisierung des Außen-Auftritts des gesamten Teams im Kontakt mit potenziellen Investoren
  • Einführung eines Remote-Meetings-Shedules für Abstimmungsrunden und Konzeption

Business Tasks

  • Erstellen eines Business Plans
  • Kalkulation eines Business Cases inkl. Finanzierungsbedarfs
  • Entwicklung eines Pitch-Decks
  • Outline von Business Values und USPs
  • Longlist und Shortlist von zu kontaktierenden VCs
  • Terminvereinbarung und Wahrnehmen von Terminen mit potenziellen Investoren
  • Reservierung von Marken- und Account-Assets

BETA-NET DE Apps für den Use Case Lean Startup

Für den Use Case ist eins der Team-Mitglieder mit der Schaffung der passenden Technologie-Infrastruktur betraut. In der Implementierung bieten sich folgende BETA-NET DE Productivity Cloud Komponenten an:

Storage App Icon

Storage App

Projects App Icon

Projects App

Mail App Icon

Mail App

Site App Icon

Site App

Analytics App Icon

Analytics App

Calls App Icon

Calls Utility

Lösungsszenario für den Use Case Lean Startup

Ein maximal limitierender Faktor für das Team ist noch immer die Tatsache, dass wenige eigene und keine externen finanzielle Mittel zur Verfügung stehen. Entsprechend würden Kosten für Lizenzen das Startup ohne eigene Einnahme-Quellen bereits vor große Herausforderungen stellen. Die Entscheidung für die Software-Auswahl fällt entsprechend auf einen Open-Source-Ansatz mit der BETA-NET DE Productivity-Cloud.

Mail App: Ein seriöser Start mit eigener Adresse

Im ersten Schritt wird die Mail-App implementiert, damit jedes Team-Mitglied absofort eine eigene E-Mail-Adresse mit dem Unternehmensnamen für die Kommunikation nach außen nutzen kann. Entsprechend erhalten malte@beta-net-fair.de, luisa@beta-net-fair.de, stefan@beta-net-fair.de, caro@beta-net-fair.de ihre Credentials und Zugänge gemeinsam mit einem Zugang zu einem Online-Webmail-Postfach. Sie können sich ihre E-Mails-Adressen allerdings auch auf ihren iOS- und Android-Devices einrichten. So ist sichergestellt, dass keine Mails an Investoren und Partner mehr mit einer unseriösen spitzname@gmail.com-Adresse geschickt wird.

Des Weiteren werden noch zwei zusätzliche Postfächer bzw. Verteiler eingerichtet. Über info@beta-net-fair.de und team@beta-net-fair.de werden generische Anfragen an das Unternehmen zentral gesteuert und können beantwortet werden.

Die Mail App wird in diesem Fall priorisiert implementiert, da die resultierenden Mail-Adressen die Grundlage für das User-Management in allen folgenden Implementierungen sind.

Storage App: Alle Dokumente an einem Ort

Lean Startup Storage Solution

Mit den frisch erstellen Mail Accounts geht Malte her und richtet eine on-premise Cloud ein: Die BETA-NET Storage App. Auf dem eigenen Server entsteht quasi eine eigene Dropbox. Alle Team-Mitglieder können entsprechend ihre Dokumente dort in die geteilten Ordner speichern und die jeweils anderen können diese weiterverwenden oder korrigieren. Die Team-Mitglieder sind überrascht, dass sie die entsprechenden Dokumente direkt mit einem Desktop-Client auf ihr Notebook synchronisieren können und mit einer App auch mobil in verschiedene Ordner schauen können.

Schnell entstehen passende Unterordner für die verschiedenen Workstreams: Business Case, Pitch-Deck, etc. und das Team kann stringent und remote an den unterschiedlichen Themen weiterarbeiten. Für die Longlist der potentiellen VCs wird sogar eine Liste eröffnet, in die alle vier Mitglieder die Firmen-Namen und Contact Details parallel eintragen.

Projects App: Aktuelle Tasks auf dem Kanban-Board bearbeiten

Im ersten Weekly Call des Teams entstand eine lange Liste ausstehender Tasks, die das Team in den kommenden Wochen bearbeiten muss um Fortschritt zu erzielen. Nahezu 40 Tasks in 4 Kategorien hängen zurzeit in einem langen Excel-File. Mit dem Setup der Projects App überführt Malte diese Tasks alle in ein Web-Interface. In den fünf Spalten Backlog, To-Do, Doing, QA und Done werden fortan die Aufgaben abgearbeitet. Jede Tasks hat einen klaren Assignee und die Tasks werden regelmäßig innerhalb der Spalten priorisiert (Je höher eine Tasks in den Spalten Backlog, To-Do und Doing zu sehen ist, desto eher wird sie bearbeitet).

Lean Startup Projects App
Projects App: Board View (exemplarische Darstellung)

Mit dem Setup der Projects App ist nun sichergestellt, dass Malte, Luisa, Stefan oder Caro zeitgleich an einer Aufgabe arbeiten und sie können sich auch schnell – ohne extensive Rücksprachen – neue Aufgaben ziehen, die Next-in-Line priorisiert sind, wenn sie Zeit für Venture haben. Durch die Web-Oberfläche der App können sie des Weiteren problemlos Dokumente und Ordner aus der Storage App verlinken und haben so immer die neueste Version des Outputs parat. Das neue Projects Bord wird außerdem zum Gesprächsleitfaden der Weekly- und bald Twicely-All-Hands-Meetings. Entsprechend des aktuellen Stands des Boards werden Themen von rechts nach links in dieser Runde besprochen.

Site App: Platzhalter-Website für das Startup

Nun kann das kleine Startup zwar seriöse E-Mails von seriösen Absendern verschicken, wenn Investoren die Firma aber im Internet suchen finden sie noch keine Website. Dieses Problem behebt Malte mit der Site App. Mit einer schnellen Installation bekommt ein Frontend und ein Content-Management-Backend, in dem er und sein Team die Website selber gestalten können. Die Version 1 der Website soll lediglich eine Startseite haben und folgende Elemente beinhalten:

  • Kurz-Statement zur Unternehmensphilosophie
  • Coming Soon-Hinweis
  • Launch-Notification-Sign-Up Formular (Benachrichtige mich, wenn ihr live seid …)
  • Hinweis auf die Suche nach Venture Capital
  • Kontaktmöglichkeiten für potenzielle Kunden, Partner und Investoren (E-Mail und Formular)
  • Legal-Information (Impressum, Datenschutz)
Lean Startup Website App

Mit ein paar Klicks besorgt Malte ein kostenloses Theme für die Website. Caro gestaltet die Startseite selber und fügt die passenden Texte ein. somit hat beta-net Fair nun eine eigene Website und wirkt nach außen deutlich professioneller als sich das Team bei der Arbeit gerade fühlt. Die Site App wird das Angebot des Startups wahrscheinlich auch nach einem erfolgreichen Funding weiter begleiten, da sie mit ein paar Erweiterungen auch zu Vertriebszwecken für die B2B-Sustainability-Services genutzt werden kann.

Damit das Team nicht komplett blind ist, was Website-Aufrufe und -Interaktionen angeht, installiert Malte noch schnell die BETA-NET DE Analytics App auf der Website. Jetzt ist das Team in der Lage zu sehen, wenn das Interesse an ihrem Angebot steigt oder potenzielle Investoren vorbeischauen.

// Insert this code into the head of your Website
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Calls App: Digitales All-Hands-Meeting zwei mal pro Woche

Da das Team bereits Mail- und Storage-App nutzt, entscheidet sich das Team auch das wöchentliche Team-Meeting in ihre eigene Infrastruktur zu legen. Mit der Calls App können die Teilnehmer jede Woche in einer Video-Konferenz die wichtigsten Themen besprechen. Der Zugang zu dem Meeting erfolgt über einen Links und kann entweder über den Browser oder über eine Smartphone App erfolgen. Über den Zeitraum von 3 Wochen etabliert sich außerdem die Chat-Funktion innerhalb der Calls App als führender Kanal für einen schnellen Austausch. Die Team-Mitglieder können so besser sicherstellen, dass sich die Kommunikation bezüglich ihres Ventures nicht zu sehr mit ihren privaten Themen vermischt und wichtige Anfragen womöglich in der Masse der Whatsapp-Benachrichtigungen untergeht.

Unmittelbar nach Einführung der Calls App wird das zuvor wöchentliche All-Hands-Meeting auf einen Twicely-Rhythmus (zwei Mal pro Woche) geändert, da die Arbeit mehr wird und erstes Investoren-Interesse entsteht.

Kosten: BETA-NET DE Storage, Mail, Projects, Site, Analytics, Calls App

Für die initiale Infrastruktur hat sich das Team für ein sehr kleines Hosting-Paket entschieden. Sie zahlen intitial 1,99€ pro Monat für alles! Sie werden im Laufe der ersten 6 Monate das Paket upgraden müssen, da das Team eine größere Menge von Daten und Anhängen produziert. In der nächsten Stufe muss das Team 2,99€ pro Monat einplanen. In den Kosten sind dafür aber bereits alle Accounts für alle Apps enthalten.

In einer vergleichbaren Infrastruktur bei einem externen Cloud-Anbieter hätten sie ca. 6€ pro Account pro Monat (also x4) bezahlen müssen.

BETA-NET Apps

4 Accounts & 2 zusätzliche Postfächer. Apps: Storage, Mail, Projects, Site, Analytics, Calls. Inkl. Hosting.

1,99€ – 2,99€ pro Monat

(23,88€ – 35,88€ pro Monat)

Einzel-Kosten für Accounts, Apps und Komponenten

Storage App

4 Accounts 50GB – 150GB Speicher, Sync-Clients

0,00€ pro Monat
Projects App

4 Accounts, unlimited Boards & Projects

0,00€ pro Monat
Mail App

4 Accounts, 2 zusätzliche Postfächer

0,00€ pro Monat
Site App

Frontend + CMS-Backend, Domain

0,00€ pro Monat
Analytics App

Webanalyse, unlimited Domains

0,00€ pro Monat
Calls Utility

4 Accounts, Video-Calls, Web-Messenger

0,00€ pro Monat

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Image Credits

Photos by Annie Spratt and Bluepikachu on Unsplash.