Use Case: Professional Service (Agency)

BETA-NET DE Productivity Cloud für eine bessere Außenwirkung

Use Case Szenario: Kleine Agentur und viel Arbeit

Malte hat eine kleine lokale Marketing-Agentur, die vorrangig kreative Arbeit für ihre Kunden verrichtet. Die häufigsten Resultate bzw. Deliverables sind Texte, Visuals und Videos. In den letzten Monaten lief das Geschäft wirklich gut und Kunden haben vor allem digitale Arbeit nachgefragt. Da Malte’s Zeit begrenzt ist, hat er bei vielen der neuen Aufträge befreundete Freelancer eingebunden, die nun – je nach Auftrag – teilweise autark mit dem Kunden an den Projekten arbeiten und die entsprechende End-2-End-Kommunikaton übernehmen.

Jede/r der beiden Freelancer hat auch eine eigene kleiner Agentur, mit der sie ihre eignen Projekte abwickeln und bewerben – genau wie Malte. Dies führt dazu, dass Malte’s Agentur mittlerweile ungewollt mit mehr als einer Marke den Kunden gegenüber auftritt. Dies führt insbesondere bei Neu-Kunden häufig zu Verwirrung. So hat vor ein paar Wochen ein Geschäftsführer Malte explizit gefragt, warum er mittlerweile E-Mails von caro.schmitt@fire-agency.de und david.bauer@terra-agency.de bekomme, habe er doch Malte’s Agentur mit dem Flyer-Layout beauftragt.

Des Weiteren geht Malte zurzeit viel Zeit daran verloren, dass er Dateien und Projekt-Resultate zusammensuchen muss. Er bekommt 3 E-Mails von Kunden pro Woche, die bereits versendete Visuals und Texte erneut anfragen, da die Dateien beim Kunden „verloren gegangen“ sind und die versendeten We-Transfer-Links bereits abgelaufen sind. Außerdem fragen seine Freelancer-Kollegen vermehrt die Style-Guides und vorherigen Deliverables zu Kunden-Projekten an, damit sie in der Folgebeauftragung weiter daran arbeiten können.

Kurzfristige Herausforderungen für Malte’s Agentur

Die aktuelle Situation ist Malte zeitraubend und unbefriedigend. Entsprechend möchte er kurzfristig folgende Probleme lösen:

1. Sicherstellen eines einheitlichen Auftretens der beiden Freelaner im Rahmen von Malte’s Agentur.
2. Bereitstellung von Kunden-Deliverables in einem Self-Service-Format zum selbstständigen Download.
3. Universelle Bereitstellung von Dokumentation und Deliverables für alle Kollegen innerhalb des Agentur-Freelaner-Konstrukts.

BETA-NET DE Apps für den Use Case Professional Service

Die folgenden Apps helfen Malte bei der Bewältigung seiner strukturellen Herausforderungen:

Storage App

Mail App

Lösungsszenario für den Use Case Professional Service (Agency)

Mit zwei Implementierungen aus der BETA-NET DE Productivity Cloud wird Malte für seine Agentur bereits signifikante Verbesserungen erzielen können. Grundlage dafür ist technische Infrastruktur, in der Malte auch seine Agentur-Website maltes-agentur.de hostet.

Mail App: Geschlossenes Auftreten nach außen

Im ersten Schritt erweitert Malte sein Server-Setup um die BETA-NET DE Mail App. Dadurch kann er Caro und David ihre eignen @maltes-agentur.de E-Mail Adressen geben. Des Weiteren weist er sie an in der E-Mail-Kommunikation mit seinen Kunden absofort nur noch diese Mail-Adresse zu verwenden, um die Kunden-Verwirrungen aus der Vergangenheit zu vermeiden. Des Weiteren sollen auch Zugänge, die die beiden zu internen Kunden-Systemen, wie der Brand-Asset-Datenbanken haben, auf diese Company-Mail-Adresse umgestellt werden.

Zwar sind Caro und David von der Idee nicht begeistert, allerdings ist es für sie wenig Arbeit einen Mail-Import in ihre bestehenden E-Mail-Systeme vorzunehmen. Da sie von Malte Zugangsdaten zum Postfach wie zum SMTP-Server erhalten, erscheint die zusätzliche Inbox schnell auf ihren Bildschirmen. Caro nutzt dabei klassisch Microsoft Outlook während David für seine Agentur mit der G-Suite arbeitet.

Storage App: Kunden und Kollegen erhalten Web-Zugriff auf ihre Projekte

Die Implementierung eines zentralen Cloud-Storage ist ein inkrementeller Bestandteil von Malte’s Bestrebung keine einzelnen Files mehr per E-Mail verschicken zu müssen. Mit der BETA-NET DE Storage App eröffnet er eine on-premise Cloud auf seiner Domain unter cloud.maltes-agentur-agentur.de auf der zukünftig nicht nur er die Resultate seiner Arbeit einsehen kann. In einem ersten Aufschlag kopiert er alle Dateien, die er zu laufenden Projekten hat (via Desktop-Client) Storage App. Jeder Kunde bekommt einen eigenen Ordner in der ersten Hierarchie-Ebene. Auf der zweiten Ebene findet sich jeweils ein Ordner zu jeder Beauftragung bzw. Kampagne. Darunter eröffnet sich dann der entsprechende Baum aus Ordner und Dateien, bestehend aus Texten, Bildern und Videos, die für den Kunden produziert wurden.

Passend dazu werden im ersten Schritt die Kunden zu ihren jeweiligen Ordnern eingeladen. Jeweils 1-3 Ansprechpartner auf Kundenseite bekommen Zugriff zu einem geteilten Ordner für ihr Unternehmen. Mit diesem Zugang können sie sich im web einloggen und einen Ordner auf erster Ebene einsehen. Darunter finden sie Ordner mit allen aktuellen und historischen Deliverables und können diese bei Bedarf erneut herunterladen. Durch das implementierte Rollen- und Rechte-Konstrukt können Kunden die Order nur sehen, synchronisieren, downloaden, aber nicht löschen oder bearbeiten.

Im zweiten Schritt erhalten auch die beiden Freelancer Zugriff zu den Ordnern in der Storage App. Anders als die Kunden sehen sie meistens mehr als einen Ordner. Sie sehen zwar nicht alle Ordner, aber die Ordner zu den Kunden mit denen sie zurzeit arbeiten oder bereits gearbeitet haben. Ebenfalls anders sind Caro’s und David’s Berechtigungen. Sie dürfen natürlich auch verfügbare Dateien bearbeiten und neue hinzufügen.

Das initiale Feedback der Kunden ist sehr gut. Insbesondere das eigene Agentur-Branding innerhalb der Storage App macht einen deutlich besseren Eindruck als die sonst fremden WeTransfer-Links. In den vergangenen zwei Wochen hat Malte nicht eine Nachricht mit einer Anfrage zu vergangenen Projekt-Dateien erhalten. Caro und David starten mittlerweile deutlich schneller in neue Kunden-Projekte.

Kosten für ein professionelleres Agentur Setup

Kosten für einzelne Apps und Komponenten

Kommt der Use „Professional Service (Agency)“ dir bekannt vor?

Dann frage einfach eine Demo der BETA-NET DE Productivity Cloud an!

Image Credits

^{Photos by Faizur Rehman & Kseniia Lopyreva on Unsplash.}