Use Case: Retail Floor

BETA-NET Productivity Cloud verbessert Kommunikation und Geschwindigkeit für große Teams

Use Case Szenario: Große Teams mit großer Komplexität im Einzelhandel

Die beta-net Retail GmbH ist ein mittelständischer Einzelhandelsbetrieb, der in einem 400m2– Ladenlokal hochwertige Bekleidung in einer Metropolregion verkauft. Mit einem Sortiment aus bekannten Labels lebt das Geschäft vom eigenen Ausstellungsraum, sowie von der persönlichen Betreuung der Kunden auf der Verkaufsfläche. Obwohl der Store Werktags mit maximal fünf bis sechs Verkäufer_innen auf der Fläche arbeitet umfasst das Verkaufsteam ca. 30 Mitarbeiter, bestehend aus Vollzeit- und Teilzeit-Kräften sowie studentischen Hilfskräften.

Trotz stetigem Wachstum über die letzten Jahre sieht sich die operative Geschäftsführung seit einiger Zeit immer wieder mit systemischen Herausforderungen konfrontiert. So wird es zunehmend schwieriger das 30-köpfige Team mit Schichten und Einsatzzeiten zu koordinieren, es gibt deutlich höhere Fluktuation innerhalb der Belegschaft, die dazu führen, dass regelmäßig neue Mitarbeiter_innen schnell angelernt werden müssen um die hohen Prozess- und Beratungsstandards zu gewährleisten. Des Weiteren fällt es dem Floor-Management häufig schwer strategische Unternehmensziele einprägsam an die Belegschaft zu vermitteln.

Use Case Retail Floor Szenario

Alltägliche Probleme und wirtschaftliche Symptome – Use Case: Retail Floor

Die Herausforderungen des Retail-Unternehmens manifestieren sich dabei in verschiedenen operativen Symptomen, die sowohl die Zusammenarbeit als auch die Wirtschaftlichkeit innerhalb des Stores betreffen:

Zusammenarbeit

  • Einsatzstage werden innerhalb des Teams verwechselt oder vereinzeln gar nicht wahrgenommen, da einzelne Kollegen_innen nicht rechtzeitig informiert werden konnten.
  • Kommunikation findet unstrukturiert und unkontrolliert in verschiedenen Whatsapp-Gruppen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber statt.
  • Neue Mitarbeiter_innen brauchen sehr lange bis die Verwendung von Kassensystem und Warenwirtschaft erlernt haben.
  • Wiederkehrende Arbeitsroutinen (wie z.B. Laden-Öffnung und -Schließung) werden innerhalb des Teams teilweise unvollständig verrichtet.
  • Monatliche Gruppen-Meetings zu Geschäftszielen und -Entwicklungen werden nur von Teilen des Teams wahrgenommen.

Wirtschaftlichkeit

  • Erfahrene Mitarbeiter_innen müssen für das Onboarding neuer Kollegen immer wieder abgestellt werden und können in dieser Zeit keine Verkaufsumsätze generieren.
  • Es gibt keine Nachweis-Möglichkeit, das Informationen zu Einsatzzeiten und Anweisungen an Mitarbeiter zugestellt wurden
  • Es kommt vermehrt zu fehlerhaften Buchungen im Kassensystem sowie zu Fehlbeständen in der Warenwirtschaft
  • Unternehmensziele und saisonale Promotions schlagen sich nicht wie gewünscht im operativen Doing nieder

BETA-NET DE Apps für den Use Case Retail Floor

Im beschriebenen Use Case werden in der Implementierung folgende BETA-NET DE Apps und Utilities für die Implementierung vorgesehen:

Wiki App Icon

Wiki App

Mail App Icon

Mail App

Calendar App Icon

Calendar Utility

Calls App Icon

Calls Utility

Lösungszenario für den Use Case Retail Floor

Zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Wirtschaftlichkeit in der beta-net Retail GmbH werden verschiedene Apps und Utilites zur Implementierung angeboten. Dies geschieht – selbstverständlich – nicht nur aus technologischer Perspektive, sondern beinhaltet bereits in der Konzept-Phase Änderungen in Prozessen und Zusammenarbeitsmodell.

Wiki-App: Onboarding und Routinen zentral und verbindlich

Im ersten Schritt wird die Wiki App zur Behebung der Informationsintransparenz innerhalb der Organisation eingeführt. Sie soll an zwei Fronten gleichzeitig für schnelle Verbesserungen sorgen:

  1. Sie soll das Onboarding neuer Mitarbeiter beschleunigen, indem sie wissen über wichtige System und Abläufe zentral bereitstellt und neue Verkäufer_innen zum Selbst-Studium der neuen Arbeitsumgebung einlädt.
  2. Sie soll die Qualität bestehender Prozesse und Abläufe (z.B. Laden Öffnung) verbessern und die Verbindlichkeit dieser erhöhen. Durch eine zentrale Dokumentation können sowohl einzelne Schritte als auch Ziel-Werte in einer Art Nachschlage-Werk für die tägliche Arbeit zusammengefasst werden.

Im ersten Schritt wird eine Wiki-Instanz auf der Domain der Retail GmbH initialisiert, die absofort unter der Web-Adresse wiki.beta-net-retail.de verfügbar sein wird. Alle Mitarbeiter_innen erhalten einen Zugang und ein Passwort – das sie selber konfigurieren können. Im ersten Schritt dokumentiert die Verkaufsleitung die Kern-Prozesse in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung im Wiki selbst – am Ende finden sich acht Prozesse im Wiki, die von Laden-Öffnung über Lager-Inventur und Nachbestellung bis hin zu Ladenschluss reichen. Darüber hinaus werden Unternehmenswerte und Verhaltensregeln aus einem Word-97-Dokument auf die Startseite des Wikis übertragen.

Retail Floor Struktur
Retail Floor Pages

Zum Start der ersten neuen Kollegin in zwei Wochen wird zudem ein Onboarding-Guide mit dem Titel Mein erster Monat bei beta-net Retail im Wiki entstehen. Dabei wird eine Mitarbeiter_in die Einführung des neuen Team-Mitglieds begleiten und die Kern-Informationen des ersten Monats aufschreiben, fotografieren und filmen. Das Resultat wird später in der Wiki App zu finden sein.

Perspektivisch sollen in dem Wiki auch Informationen zu wöchentlichen und monatlichen Promotions inkl. Bilder zu finden sein. Für das erste wird jedoch innerhalb der Unternehmens die Maßgabe etabliert „Wenn du etwas nicht weißt, schau ins Wiki.“ Die Mitarbeiter können das Wiki dabei jederzeit von ihrem Smartphone oder von den bald verfügbaren Tablets im Geschäft aufrufen können. Bei Bedarf können die Seiten des Wikis auch ausgedruckt und augelegt werden. Wer sein Passwort vergisst, kann dies problemlos selber neu vergeben.

Mail: Kommunikation, Sicherheit und Verbindlichkeit

Im zweiten Schritt erhalten alle Mitarbeiter auf dem Retail-Floor eine Firmen-E-Mail-Adresse. Diese können die Mitarbeiter entweder über den Browser verwenden, unter mail.beta-net-retail.de erreichbar, oder sie erhalten zum Auftakt einen Zettel mit Informationen zu Login, Passwort, und SMTP-Server um die Mail-Adressen in der App ihrer Wahl einzurichten (z.B. Outlook).

Zukünftig werden alle allgemeinen Ankündigungen damit an einen Team-Verteiler (team@beta-net-retail.de) per E-Mail gesendet. Zu diesen Ankündigungen gehören unter anderem die Veröffentlichung eines neuen Schichtplans oder Betriebs-Ergebnisse sowie Anpassungen in Prozessen oder Verhaltensregeln. Damit soll vor allem eine Dokumentation der bereitgestellten Informationen auf einem unternehmensinternen System sichergestellt werden und ein Teil der offiziellen Kommunikation aus WhatsApp Gruppen herausgelöst werden (obwohl diese nicht gänzlich abgelöst werden soll).

Darüber hinaus können Mitarbeiter diese Adresse absofort auch verwenden, um Änderungen am Einsatzplan zu beantragen. Im zentralen Postfach schichten@beta-net-retail.de werden somit auch alle Änderungen der Einsatzzeiten protokolliert und können von dort aus im zentralen Einsatzplan-Kalender angepasst werden.

Calendar: Zentral einsehbare Einsatzplanung ist besser als gar keine

Die Geschäftsleitung verpflichtet sich gemeinsam mit der Verkaufsleitung den Einsatzplan führend in einem digitalen Kalender bereitzustellen. Dieser Kalender listet auf täglicher Basis welcher Mitarbeiter_in welchem Zeitraum die Verkaufsfläche besetzt. Dieser Kalender bietet jedem Team-Mitglied somit die Möglichkeit einzusehen welcher Kollege_in im Store zu erwarten ist.

Gepaart mit der Einführung der Mail App können die Mitarbeiter nun entscheiden, ob sie den Kalender über das Web nutzen oder in ihre präferierte Kalender-App integrieren. Der Kalender ist für die jeweiligen Mitarbeiter nicht zu bearbeiten, sondern wird führend vom Management Team bearbeitet. Es wird eine interne Policy implementiert, dass eine Änderung im Einsatzplan (z.B. durch den Tausch von Tagen) erst verbindlich ist, wenn dieser im Kalender aktualisiert ist.

Die Geschäftsführung ist sich bewusst, dass diese Lösung nur der erste Baustein für ein transparentes Einsatzzeiten-Management ist, ist aber mit dieser kostenlosen Lösung für’s Erste mehr als zufrieden, da das Pflegen eines Kalenders kein weiterer neuer Ablauf im täglichen Geschehen ist.

Retail Floor Calendar Logic

Calls: Digitale Town-Hall Meetings

Um die zyklische Kommunikation zwischen Team und Geschäftsführung zu verbessern wird des Weiteren entschieden monatliche Team-Meeting als Video-Conference anzubieten. Dazu wird zukünftig die Video-Call-Technologie der Call App verwendet. Die Meetings finden traditionell Donnerstags vor Laden-Öffnung um neun Uhr statt und dauern eine Stunde. Typische Themen inkludieren Umsatz-Reports, Kunden-Feedback, Saisonale Promotions und mittelfristige Unternehmensziele. Zuletzt war der Termin für viele Team-Mitglieder ein Dorn im Auge, da sie vor Ort sein mussten obwohl sie im Anschluss nicht auf der Fläche im Einsatz waren.

Den Mitarbeiter_innen steht es nun frei sich über einen Computer über das Smartphone (inkl. App) das Monatsmeeting einzuwählen. Sie können sich für eine Remote-Teilnahme ein halbe Stunde Arbeitszeit vermerken lassen und sparen sich dennoch die Anreise. Die Geschäftsleitung hofft durch die Umstellung auf ein Remote-System auf eine höhere Teilnehmer_innen-Zahl und somit auf ein höheres Alignment zwischen täglicher Arbeit und strategischen Unternehmenszielen.

Kosten: BETA-NET DE Wiki, Mail, Calendar, Calls App

Kostenstruktur im Use Case Retail-Floor

Die generelle Kostenstruktur im Use Case Retail-Floor hat mit der Umsetzung in der BETA-NET DE Productivity Cloud lediglich eine Art fixen Sockel-Kosten-Satz. Die leitende Fragestellung ist:

Wie viel Speicherplatz werden 30-35 Mitarbeiter in absehbarer mit Aktivitäten verbrauchen?

Die Antwort dahinter ist meistens nicht sonderlich groß, da das Wiki zwar Dokumente hostet, aber keine Terrabyte Speicher verbraucht. Entsprechend wäre mindestens im ersten Jahr ein kleines Server- oder Webhosting-Paket ausreichend.

Hosting

Server- / Hosting-Struktur für 4 Applikation für 30 – 35 Mitarbeiter.

3,99€ pro Monat

(47,88€ pro Jahr)

Kosten für Apps und Accounts

Wiki App

Company Wiki, Speicherplatz, 35 Accounts

0,00€
Mail App

35 E-Mail Accounts, 40 Adressen, E-Mail-Speicher

0,00€
Calendar Utility

1-10 zentrale Online-Kalender mit Sharing-Links

0,00€
Calls Utility

Video-Call Infrastruktur inkl. Chat-Möglichkeit

0,00€

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Image Credits

Photos by Ashim D’Silva & LOGAN WEAVER on unsplash.